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Sem o armazenamento adequado, nem sempre é fácil encontrar seus papéis administrativos. Na verdade, como encontrar uma nota fiscal de 2001, se ela está empilhada em uma caixa com outra papelada? Para evitar perder tempo vasculhando várias caixas para encontrar um documento, aqui estão algumas dicas de armazenamento.

Quanto tempo você deve manter seus papéis?

É importante manter estes papéis administrativos, mas também têm sua data de validade. Assim, após um determinado período de tempo, não é mais necessário guardar certos documentos como faturas e declarações de todos os tipos. Aqui está um resumo dos períodos durante os quais é aconselhável manter os diferentes tipos de papel:

• 1 ano: contas de telefone, internet ou mudança, ou comprovante de pagamento de PV.
• 2 anos: comprovantes de abono de família, honorários médicos, cartas de rescisão de contrato, papéis sociais e de segurança mútua, bem como documentos de crédito.
• 3 anos: editais de licenciamento audiovisual e declarações de imposto de renda.
• 5 anos: contas de água e luz, recibos de aluguel e encargos de aluguel, contas de gás, certificados de pagamento de impostos, o contrato de aluguel e comprovante de pagamento de pagamentos de manutenção.
• 10 anos: extratos bancários, recibos de pagamento, empréstimos hipotecários, contratos de seguro de vida após a data do falecimento ...
• 30 anos: contas de conserto de automóveis, contas de construção, contas de hospitais e IOUs civis.
• Vitalício: contrato de casamento, livro de registro familiar, livro de registro militar, diplomas, testamentos, títulos de propriedade, doações, registro de saúde, certificado de vacinação, registros médicos, holerites, certificados de adoção, contratos de trabalho ...

A melhor dica para ter uma casa arrumada é mantenha o mínimo. Não é necessário guardar todas as cartas e papéis recebidos. Portanto, é necessário jogar fora imediatamente os papéis que não são úteis.

Armazenamento de documentos do dia a dia

Para arrumar, você precisa diferenciar entre documentos do dia-a-dia e outros arquivos. o documentos atuais são aqueles que são consultados com frequência e que, portanto, devem estar em um local de fácil acesso. Os documentos raramente consultados podem ser arquivados em caixas ou no topo de uma prateleira. Aqui estão alguns tipos de armazenamento para os diferentes tipos de papel:

• Camisas em cores diferentes

As cores são usadas para diferenciar os documentos. Em cada pasta, você também deve usar bolsos para classificar os papéis: um bolso para impostos, um bolso para documentos do FED, outro para contas de água ...

• Camisas gussed

As pastas reforçadas são convenientes para armazenar documentos volumosos. Uma pasta permite assim classificar diferentes documentos relativos a um mesmo assunto (exemplo: todos os documentos relativos à construção de uma casa).

• Classificadores

Eles são práticos para consultar documentos facilmente sem destacá-los de seu armazenamento. Além disso, os papéis podem ser separados por divisórias para serem localizados mais facilmente. As divisórias também podem exibir indicações para facilitar a tarefa nas pesquisas. Eles podem ser organizados em ordem alfabética, por data, etc.

• Móveis com gavetas

Se os papéis a serem armazenados são em grande número, é preferível optar por um arquivo. Este último possui gavetas onde os diversos documentos ficam suspensos em grades e são facilmente acessíveis.

Organize documentos administrativos de forma inteligente

Claro que o uso de um armazenamento adequado facilita a classificação dos arquivos, mas também é importante saber organizar os documentos de acordo com o seu tipo. Aqui está um exemplo de classificação para facilitar a pesquisa:

• Arquivo familiar: contém todos os documentos relativos à família, como certidão de casamento, documentos de identidade, passaportes, certidões de nascimento ...
• Arquivo de educação: certificado escolar, documentos relativos à creche, etc.
• Arquivo fiscal: declaração de imposto de renda, imposto de habitação ...
• Arquivo de saúde: registros de saúde, receitas, exames médicos (rádio, scanner, ultrassom, etc.) ...
• Arquivo de faturas: serviços (água, gás, luz, telefone, Internet, etc.), faturas de mercadorias e obras, etc.
• Arquivo de seguros: contratos de seguro automóvel e residencial, seguro de vida, reclamações, certificados de autenticidade ...
• Arquivo profissional: contrato de trabalho, folha de vencimento, arquivo de candidatura, currículo, diplomas ...
• Arquivo de habitação: contrato de arrendamento, recibo de aluguel, cartas do proprietário / inquilino, etc.
• Arquivo bancário: extratos de conta, contrato, ordem de transferência, etc.

Arquivamento de documentos administrativos

Idealmente, isso deve ser feito arquivamento de certos documentos pelo menos uma vez por ano. Os arquivos arquivados são organizados ordenadamente em caixas por data ou em ordem alfabética e por tópico. Novamente, é melhor usar uma cor por tema. Aqui está um exemplo de armazenamento em detalhes:

• Camisa rosa para faturas, amarela para finanças, azul para seguros ...
• Ordenação por ordem: ordem alfabética de A a Z ou por data (por mês, depois por ano). Isso facilita a diferenciação entre documentos mais novos e mais antigos.

O mais importante é criar um arranjo fluido que facilite o cálculo da conta de água de janeiro do ano passado, por exemplo. Se os papéis ainda são difíceis de encontrar, apesar de estarem arrumados, é necessário revisar suas técnicas de armazenamento.

Outras dicas para organizar seus papéis administrativos

É mais fácil armazenar quando há menos papel para guardar. Além de classificar e se livrar de documentos obsoletos, também é possível usar o faturação online para receber menos correspondência em casa. No entanto, é necessário realizar regularmente backups em vários suportes para evitar perdas. Para maior segurança, backups online devem ser feitos para documentos importantes.

Quando chega a correspondência, é importante arquivá-la previamente para evitar que se acumule por meses em um canto do escritório. As cartas urgentes devem ser lidas imediatamente, enquanto outras podem ser classificadas em ordem de prioridade. É aconselhável ter um organizador de escritório para guardar papéis importantes que requeiram ação (pagamento de uma fatura, citações, etc.) e papéis que devem ser arquivados (extratos bancários, notas fiscais de débito automático, etc.). Esse truque permite que você se livre de papéis obsoletos que podem ser jogados fora como folhetos e anúncios imediatamente.